Takto zjednodušeně lze popsat PERSONÁLNÍ OUTSOURCING. Za tímto magickým slovem se skrývá  proces, kdy převedete část nebo celou činnost na jinou osobu, externí firmu.

Outsourcovat se dají různé činnosti ve firmě – úklid, IT, vozový park, marketing. V neposlední řadě i personální a mzdové procesy.

Proč outsourcovat?

Personalistiky už máte po krk? Nebaví vás neustálé vytváření pracovních smluv, hlídání termínů lékařských prohlídek, kontakt se sociálními a zdravotními organizacemi, finančním úřadem? Nejste personalista a máte své práce až nad hlavu.

Personalistu nevytížíte na plný úvazek a vlastně jej ani nezaplatíte.

Řešení je nasnadě – PRONAJMĚTE SI PERSONALISTU

Další důvody pro outsourcing?

• zacílení na hlavní činnost podniku
• zvýšení pružnosti zdrojů
• kontrola nákladů a jejich snížení
• operativní řešení nových požadavků
• organizační důvody
• sdílení nákladů na ošetření rizik

Od výběru vhodných zaměstnanců po personální agendu

Nevíte si rady s obsazením odborné pozice? Motivace zaměstnanců klesá a vy už jste vyčerpali všechny nápady, jak je zase „nakopnout“? A co evidence dat zaměstnanců? Externí personalista je profesionál, pro kterého jsou následující činnosti denním chlebem. 

1. VÝBĚR A NÁBOR ZAMĚSTNANCŮ – RECRUITMENT
2. PŘIJÍMÁNÍ ZAMĚSTNANCŮ
3. VZDĚLÁVÁNÍ A ROZVOJ ZAMĚSTNANCŮ
4. MOTIVACE A ODMĚŇOVÁNÍ ZAMĚSTNANCŮ
5. ZAMĚSTNANECKÉ VZTAHY A PERSONÁLNÍ ADMINISTRATIVA

1. Výběr a nábor zaměstnanců

• Zanalyzuje a vypracuje požadavky o kandidátech
• Provede výběr z databáze
• Osloví vhodné uchazeče na sociálních sítích a na pracovních portálech
• Profesionálně vypracuje inzerci pro pozici
• Zrealizuje psychodiagnostiku vybraných kandidátů
• Provede a zorganizuje výběrové řízení - strukturovaný pohovor s vybranými kandidáty
• Vypracuje písemné zprávy osobnostních a profesních profilů nejvhodnějších uchazečů 

2. Přijímání zaměstnanců

• Zpracování osobních údajů
• Příprava pracovní smlouvy a smlouvy o mzdových podmínkách
• Zadání požadavků na vybavení pracovního místa
• Organizační zajištění jako: školení BOZP a PO
• Založení osobního spisu zaměstnance
• Zajištění adaptačního plánu
• Trainee programy pro absolventy
• Zajištění startovacího balíčku (vstupní karta, atd.) v den nástupu do zaměstnání

3. Vzdělávání a rozvoj zaměstnanců

• Plánování vzdělávání
• Objednávání a zajišťování vzdělávacích akcí
• Hodnocení účinnosti vzdělávacích programů
• Sledování a zajišťování plnění legislativních požadavků na kvalifikaci zaměstnanců
• Vypracování dohody o zvýšení kvalifikace pro zaměstnance studující při zaměstnání
• Zajišťování a organizace interních odborných seminářů, workshopů a konferencí
• Zajištění administrativní a organizační agendy související s pracovním místem
• Popis pracovního místa, tj. správa dokumentace, distribuce dokumentů novým zaměstnancům a jejich vedoucím pracovníkům
• Pravidelné sledování povinností zaměstnavatele i zaměstnanců, např. správa systému zdravotních prohlídek, včetně sledování plnění a koordinace souvisejícího vzdělávání

4. Motivace a odměňování zaměstnanců

• Vytváření a aktualizace motivačního systému (interních směrnic)
• Zpracování a sledování rozpočtu osobních nákladů
• Zpracování mezd
• Poradenská činnost pro zaměstnance v oblasti mezd
• Zpracování návrhu na úpravu mezd
• Výpočet odměny za čtvrtletní hodnocení, roční hodnocení, prémie za hospodářský výsledek
• Výpočet pojistného za odpovědnost organizace
• Roční zúčtování daně ze mzdy
• Vyúčtování daně z příjmu fyzických osob
• Vyplnění listu důchodového pojištění
• Kontakt se sociálními a zdravotními organizacemi, finančním úřady

5. Zaměstnanecké vztahy a personální administrativa

• Přeřazování zaměstnance
• Uvolňování zaměstnanců z pracovního poměru
• Zpracování a podepisování dohod o pracích - DPČ, DPP
• Aktualizace/vytvoření vnitřních předpisů
• Sledování čerpání sociálního fondu a čerpání benefitů (osobní účty, penzijní fond)
• Zajišťování systému zdravotních prohlídek včetně sledování jejich plnění
• Jubilejní a věrnostní odměny
• Plnění povinnosti ke státním orgánům v oblasti pracovněprávních vztahů (přihlašování zaměstnanců ke zdravotnímu a sociálnímu pojištění, informování o nástupu cizinců do pracovního poměru)
• Vedení a aktualizace databáze zaměstnanců
• Podpora při zavádění organizačních změn
• Uvolňování zaměstnanců v případě překážek na straně zaměstnavatele

Hledá se personalista!

Výběr externího poskytovatele personálního outsourcingu začíná vytvořením zadávací dokumentace. Do ní přesně uveďte služby (očekávané vstupy a výstupy, jaké budou vstupy) a požadovanou úroveň dodávky (rozsah služby, garance dostupnosti, reakční doba, specifikace případných sankcí atd.).

Součástí zadávací dokumentace je i vymezení požadavků na poskytovatele. Nejčastěji se používají tato kritéria:

• Předpoklad pro podnikání a poskytování služeb – výpis z obchodního rejstříku, výpis z rejstříku trestů a další
• Ekonomická kritéria – minimální obrat v outsourcované oblasti, hospodářský výsledek
• Technické předpoklady poskytovatele – doložení realizace předchozích zakázek podobné velikosti
• Certifikáty a jiné doložky

Kritéria nastavujte opatrně, abyste nevyřadili většinu firem. Myslete na možnost vyřazení kandidátů, kteří nemají potřebné zkušenosti s outsourcingem v požadované velikosti.

Důvěřuj, ale prověřuj

Nenechte se obalamutit nabídkou typu „slibem nezarmoutíš“. Vždy si zjistěte, zda to, co vám poskytovatel předkládá, je reálné. 

Výběr poskytovatele personálních služeb je klíčovým okamžikem, který ovlivní úroveň služeb i chod společnosti v budoucnu. 

Záleží pouze na vás, jaká kritéria zvolíte jako nejdůležitější. Nejčastěji to však bývá cena zakázky. Ale nezapomeňte i na kvalitní a ověřené reference. Spolehlivost. Termíny dodávek atp.

Smlouva podepsána, spolupráce začíná

Při podpisu smlouvy ještě doladíte, jak  bude vypadat realizace dodávky personálních služeb. Rozsah spolupráce se vždy odvíjí od:

období spolupráce: při zahájení je třeba upravit, nastavit a optimalizovat procesy, provést audity. Takže to zabere více času. Poté nastává doba opakovaných a standardizovaných činností, je toho tedy méně. Rovněž při období náboru zaměstnanců je spolupráce intenzivnější

velikosti firmy: dalším faktorem je velikost firmy, počet zaměstnanců. Ta také rozhoduje o tom, kolik času tráví externí personalista ve firmě a kolik v prostředí agentury. 

interní výpomoc: o kvalitě a rozsahu spolupráce rozhoduje přímá spolupráce s osobou z vnitřního prostředí firmy. Zkrátka a dobře, na některé věci může personální agentura jenom dohlížet jako mentor a osoba z firmy je bude vykonávat. Odbornější práci dělá personalista externí. Můžete výrazně ušetřit, když odpovědnost bude zcela na externím personalistovi. 

Interní či externí. A za kolik?

Máte malou nebo střední firmu do 150 zaměstnanců? Interního personalistu nevytížíte naplno? Máte personalistu, který se specializuje jen na některé personální procesy a na další musíte stejně odborníka najímat? Outsourcing personalisty je pro vás to pravé!

Externí personalista je z agentury, kde znají všechny personální procesy. Takže je to více lidí v jednom. Dokáže toho obsáhnout mnohem více. Externího personalistu nemusíte zaměstnat na plný úvazek, hradíte jen reálně odpracovaný čas.

Má vaše firma více než 150 zaměstnanců? U vás je nasnadě investovat do HR managera, který je zdatný od recruitmentu, přes motivační systémy, psychologické testování, audity až po personální agendu.